LÀM VIỆC TẠI NHÀ – SAO CHO HIỆU QUẢ

Làm sao để làm việc tại nhà hiệu quả? Làm thế nào bảo mật dữ liệu? Đó là vấn đề đặt ra không chỉ tại một mà là hầu hết các doanh nghiệp trong tình hình dịch bệnh COVID hiện nay. Với sự giúp đỡ từ các chuyên gia Renova Cloud, các khách hàng đều tìm được những phương án tốt nhất cho riêng mình. Sau đây, Renova Cloud xin được tổng hợp và chia sẻ một số mẹo làm việc với GSUITE.

Thiết lập cách làm việc từ xa cho nhóm

Hãy thiết lập các công cụ và quy trình phù hợp cho nhóm trước khi chuyển từ phương thức làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà. Sau khi thiết lập, bạn có thể thực hiện một vài bước bổ sung dưới đây:

Tạo nhóm để dễ dàng liên lạc

Tạo một danh sách email của tất cả các thành viên trong nhóm để có thể chia sẻ thông tin nhanh hơn và không bỏ lỡ bất kỳ ai. Bạn cũng có thể sử dụng chat room để thảo luận nhanh hơn.

Phân quyền truy cập đối với các tài liệu quan trọng

Kiểm tra các quyền truy cập vào file chia sẻ và thiết lập các quyền bảo mật để ngăn chặn, hạn chế sự chia sẻ file. Hoặc bạn có thể cân nhắc việc tạo một shared drive để nhóm của mình có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các tệp từ bất kỳ thiết bị nào.

Lên lịch họp

Tạo trước các lịch họp cố định hoặc sự kiện để người tham dự sắp xếp các công việc cá nhân. Có thể đính kèm các tài liệu có liên quan vào thư mời để người tham dự thuận tiện trao đổi thông tin. Ngoài ra, bạn nên đảm bảo mọi người đều biết cách dùng video conferencing.

Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để luôn kết nối với đồng nghiệp của bạn

Một số người thường cảm thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà. Vì vậy, các buổi họp nhóm online là một cách tuyệt vời để gắn kết mọi người. Hãy cố gắng thu xếp các buổi meeting khi thích hợp, trình bày nội dung ngắn gọn và đặt câu hỏi để mọi người cùng tham gia. Nếu sự chênh lệch múi giờ khiến một số người không thể tham gia cuộc họp, thì hãy ghi lại cuộc họp—nhưng phải đảm bảo việc này có được sự đồng ý của những người tham gia!

Thường xuyên chia sẻ thông tin mới nhất

Cho dù là trò chuyện nhóm hay cùng làm việc trên một shared document, cố gắng cập nhật và ghi lại những gì đang xảy ra. Đó là một cách hay để mọi người cảm thấy gắn kết, nắm bắt được thông tin và theo dõi được những việc cần làm. Bạn cũng có thể thiết lập một trang web nội bộ để tổng hợp các thông tin quan trọng tại một nơi dành cho nhóm hoặc để chia sẻ thông tin rộng rãi hơn với tổ chức của bạn.

Văn hóa làm việc

Bạn có thể kiểm tra lịch người khác trước khi lên lịch họp. Và cũng có thể chủ động cho đồng nghiệp biết thời gian rảnh của mình bằng cách thiết lập giờ làm việc trên Lịch. Bằng cách này, nếu một thành viên trong nhóm cố gắng lên lịch họp với bạn ngoài giờ làm việc của bạn, thì họ sẽ nhận được thông báo.

Chọn công cụ liên lạc phù hợp

Có nhiều cách để giữ liên lạc với nhóm như chat room, shared document, Form khảo sát hoặc conference call. Trải nghiệm và chọn công cụ phù hợp để giúp bạn làm việc hiệu quả nhất, đặc biệt là khi bạn đang phải dùng chung kết nối Internet.

Tìm tính năng và phương pháp làm việc phù hợp

Mỗi công cụ có nhiều tính năng khác nhau, vậy nên hãy thử trải nghiệm tất cả trước khi chọn cho mình phương pháp phù hợp. Dưới dây là 6 mẹo để gọi video hiệu quả hơn, trong đó có cách bật phụ đề trực tiếp của cuộc họp.

Trên đây chỉ là một vài đề xuất nhằm duy trì sự tập trung và tinh thần cộng tác trong công việc. Để biết thêm thông tin, bạn có thể xem các video này để biết thêm những mẹo làm việc tại nhà.

Hãy liên hệ Renova Cloud ngay để được tư vấn các giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

LÀM VIỆC TẠI NHÀ – SAO CHO HIỆU QUẢ