Trọng tâm của bất kỳ quy trình kinh doanh hay bất kỳ quy trình làm việc nào đều được định nghĩa là một tài liệu – hóa đơn, đề xuất, hợp đồng, báo cáo. Nhưng quy trình công việc bạn dựa vào để điều hành doanh nghiệp của bạn thường kết nối với nội dung và dịch vụ nằm ngoài tài liệu.

Một cách để quản lý công việc thuận lợi giữa các tài liệu và ứng dụng mỗi ngày là sử dụng API. Ngày nay, G Suite đã công bố một API mới có thể được sử dụng để tự động hóa các tác vụ và tài liệu khởi động: API Google Docs.

Tài liệu nhanh, quy trình làm việc tự động

Khi doanh nghiệp cần các tài liệu nhất quán quán với nhau và chính xác, API sẽ tạo ra sự khác biệt đó cho doanh nghiệp.Lấy hoá đơn như một ví dụ, với API Docs, Doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn tự động và lập trình thêm thông tin như số thứ tự hoặc khi đến hạn. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng API để nhập và xuất tài liệu từ hệ thống quản lý nội dung (CMS) của doanh nghiệp theo cách doanh nghiệp có thể cộng tác trong Docs mà không cần rời khỏi hệ thống của mình. Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng API để thực hiện các chỉnh sửa theo chương trình cho cùng một tài liệu theo thời gian (hoặc thậm chí nhiều tài liệu cùng một lúc) để giảm lỗi tài liệu và loại bỏ các quy trình xem xét không cần thiết.

Lần đầu tiên G suite đã giới thiệu API Google Docs tại Cloud Next 2018, khởi động bản xem trước dành cho nhà phát triển của mình.

Kể từ đó, G suite đã hợp tác với một số đối tác để tự động hóa quy trình công việc.

Tạo tài liệu mới từ các mẫu trong Zapier. Zapier là một công cụ tự động hóa giúp G suite tạo ra các quy trình công việc tùy chỉnh. Với tích hợp API Docs, Doanh nghiệp có thể tạo, cộng tác và chia sẻ tài liệu động bằng các mẫu Docs chỉ với một vài quy tắc công việc. Ví dụ: Nếu bạn là người quản lý nhân sự, bạn có thể sử dụng cùng một mẫu cho thư chào hàng. Thay vì điền thông tin thủ công, bạn có thể sử dụng API Docs để tự động điền thông tin chi tiết trong thư mời mỗi khi ứng viên đến đúng giai đoạn.

Tự động hóa quy trình làm việc như Netflix. Netflix đã sử dụng API Docs để tự động hóa các quy trình phản hồi kỹ thuật của họ để họ có thể nhanh chóng thu thập dữ liệu và tự động hóa tài liệu. Nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để tạo tài liệu thủ công và có nhiều thời gian hơn cho các công việc chiến lược khác. Nhập Google Docs như bản nháp cuối cùng. Final Draft, một công cụ chỉnh sửa hàng đầu cho các màn hình, đang tích hợp API Docs để giúp khách hàng của mình nhanh chóng tải lên các tập lệnh và màn hình từ Docs vào phần mềm Final Draft.

API Docs giúp dễ dàng tự động hóa các tác vụ xử lý văn bản thông thường, với sự bổ sung thêm về chỉnh sửa và cộng tác theo thời gian thực mà đã được tích hợp trong ứng dụng Docs. Với sự bổ sung này, G Suite hiện có một bộ API hoàn chỉnh cho tài liệu, trang tính.

Nguồn: Google Cloud